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在介绍系统研发技术的基础上，《高校档案管理系统的设计与实现》这篇软件工程专业硕士毕业论文采用业务流程图、功能用例图的方式，对系统的功能需求进行了详细分析和研究，同时还对系统的数据需求（即系统中所需管理或处理的数据类型及内容等）、性能需求等进行了详细分析。

3 系统需求分析

本章从档案管理系统的开发背景出发，介绍系统的总体开发目标，并详细分析档案管理系统的功能需求、性能需求等。

3.1 系统开发背景

档案管理系统是某高级学院档案管理部门为了提高学院档案管理工作效率而实施的一套数字化档案管理软件。在系统的需求分析工作中，首先需要根据系统的应用环境以及开发背景，分析学院档案管理业务中存在的问题，并从总体角度提出系统的研发目标。

3.1.1 档案管理业务概述

某高级学院档案管理部门的档案管理业务流程主要分为档案整理归档、档案发布以及档案应用3个环节，针对的档案类型分为实体档案和电子档案两种类型，档案内容主要包括了学院教学教务活动中产生的财会档案、出版档案、党群档案、科研成果档案、基建档案、本专科教学档案、成教档案、研究生教学档案、设备台账档案、外事档案等，具体的业务流程如图3-1中所示。

图3-1 某高级学院档案管理业务流程

按照图3-1中所示，在档案管理的整理归档业务中，学院各教学教务部门的秘书将所需上报的档案文档，包括电子档案文档和纸质实物档案文档进行整理，形成各部门原始档案，并上报到档案管理部门。档案管理人员对接收到的各部门原始档案进行整理、汇总和归档，并制作档案目录进行发布。学生、教师以及社会人士等终端用户根据档案目录检索和借阅已归档的档案文档，档案管理人员根据档案借阅情况进行记录，形成档案借阅记录，包括档案借出记录和归还记录。针对学院的电子档案和纸质档案，在具体借阅业务的开展过程中，档案管理部门采用如下业务规范进行实施：

1）电子档案借阅业务规范

电子档案的借阅需要由借阅人现场利用档案管理部门内部提供的公共主机提出借阅申请，在档案管理人员现场审核通过之后向借阅人发布被借阅电子档案的存储路径，借阅人在内部公共主机中进行电子档案的查看、打印等操作。在电子档案借阅完毕之后，借阅人提交利用完毕申请，档案管理人员记录本次电子档案的借阅信息。如果借阅人的电子档案借阅请求未审批通过，则无法进行电子档案的查阅、打印等操作，即电子档案的借阅业务的实施范围仅局限在档案管理部门的内部业务网络中，通过对公共主机的网络以及硬件接口进行限制，确保电子档案不得违规流出档案管理部门。

2）纸质档案借阅业务规范

纸质档案的借阅同样需要借阅人在档案管理部门现场提出借阅申请，档案管理人员对借阅人及被借阅档案、借阅时间等进行审核，如果审核通过，则档案管理人员记录本次纸质档案的借阅情况，并将纸质档案交付借阅人。借阅人在档案借阅时间到期之后需要到档案管理部门进行档案归还，档案管理人员检查纸质档案之后，记录本次档案归还，并更改档案借阅状态。在纸质档案借阅管理过程中，档案管理人员除了面向借阅人提供上述服务之外，还负责对整个纸质档案的借阅情况进行清单编辑维护、借阅请求单据编制、档案到期统计、档案借出及归还统计、纸质档案的总体利用情况报表编制管理等操作。

3.1.2 存在的不足

目前，某高级学院在档案管理业务实施过程中采用了集中化的档案管理软件进行实施，在该软件中将所有的档案归档记录、借阅记录统一存储管理，并为档案管理人员提供档案归档记录以及借阅记录的增删改查等基本操作功能支持，建立统一的档案管理业务数据视图。但是其中存在如下不足：

1）现有的档案管理软件功能相对简单，只能够实现档案归档记录和借阅记录的数字化存储与更新功能，学院档案的上报、汇总、整理归档等关键业务环节缺乏对应的功能支持，软件系统的业务覆盖不全面。

2）现有的档案管理软件中未提供面向终端用户的档案在线检索功能，而是通过在学院门户站点中集成档案检索接口，终端用户的档案检索以及借阅操作不便，借阅及归还过程需要线下人工处理，档案管理人员在档案线下借阅或归还之后，人工录入相关数据，整体业务操作流程不便。

3）现有的档案管理软件在电子档案数据、档案归档数据、档案借阅数据的维护过程中，采用集中式的数据存储模式，所有业务数据全部线性保存在单台数据库服务器中，随着档案业务的不断实施以及业务数据量的不断增加，业务数据的存储、检索等操作的执行效率逐渐降低，同时业务数据的备份压力增加，未能充分发挥出学院软硬件信息化资源的效能。

3.1.3 系统开发目标

在上述背景下，学院档案管理部门为了提高业务管理效率，解决业务实施中存在的不足，提出了档案管理系统的研发任务，用于取代现有的档案管理软件。从总体角度对该系统提出了如下研发目标：

1）系统需要覆盖学院档案管理的所有业务环节，包括档案的上报、整理归档、借阅管理等，将各部门秘书以及终端用户纳入到系统的目标用户体系中，在系统中实现档案上报、整理归档、档案变更、在线借阅的一体化管理，形成信息化的档案管理业务闭环，提高档案管理业务整体效率。

2）系统需要在档案管理业务的实施过程中，维护学院各类档案目录数据、电子档案、实物纸质档案、借阅数据、归还数据等基本信息的一致性，将档案管理业务所有的相关信息统一进行存储和维护，降低档案管理业务实施过程中人工参与的程度，提高数据的一致性与可靠性。

3）系统需要采取专门的数据存储与维护机制，应对学院快速增加的各类档案数据规模，在系统后台建立高效的档案管理业务数据存储模式，提高系统的数据存储能力，充分利用起学院现有的软硬件信息化资源，提升系统的可扩充能力，为未来的档案管理业务发展提供信息化支持。

3.2 系统功能需求

按照档案管理系统的开发目标分析，系统针对的目标用户包括了学院各部门秘书用户、档案管理人员用户以及学生、教师、职工等各类终端用户3种类型。在系统功能开发目标中分为档案信息管理、档案综合查询、档案借阅管理、系统设置管理4个方面，本节采用功能需求用例图以及业务实施流程图的方式，对系统的上述功能需求内容进行详细分析与介绍。

3.2.1 档案信息管理功能需求

档案信息管理功能是指学院档案管理部门内部电子档案以及纸质档案的数据管理，包含了档案日常管理业务中的档案上报（发文）、档案接收（收文）、档案调整（目录管理、目录调整、档案删除、档案复制等）、表内档案数据维护、电子档案文件恶意代码检查等。在档案信息管理业务实施过程中，学院的各部门秘书将需要上报的档案文件向档案管理部门发起申请，电子档案直接以文件上传形式上报，纸质文档则需要在上报请求通过后，人工递交到档案管理部门，档案管理人员基于上报的档案数据，对档案信息进行各类维护管理，具体的业务实施流程如图3-2所示。

图3-2 档案信息管理业务流程图

按照图3-2所示，档案管理人员在档案信息管理业务实施过程中主要负责对秘书人员的档案上报请求进行审批、接收上报的档案文件、对所有已接收的档案数据进行维护管理（档案的目录管理、复制/移动/删除管理、表内数据管理以及电子档案恶意代码检查等），各部门秘书人员主要负责发起档案上报请求，并在上报请求通过之后进行档案发文等业务实施。所以，基于上述分析可以得到系统的档案信息管理功能的需求结构如图3-3所示。

图3-3 档案信息管理功能需求用例

按照图3-3所示，档案信息管理功能分为档案收文、档案调整、表内数据管理以及档案发文等功能项，其中的表内数据管理是指按照档案的逻辑存储目录结构，以档案层次表的方式对档案进行维护管理，并在此基础上提供档案的表内查询以及档案文件的数量、类型统计功能。档案信息管理功能需求的具体内容说明如下：

1）针对部门秘书人员，为其提供档案发文功能：

（1）提供档案发文过程中的申请信息录入以及申报功能支持；

（2）提供档案发文申请通过之后的档案文档的上报功能，包括电子档案的上传和纸质档案的人工移交。

2）针对档案管理人员提供的档案收文功能：

（1）提供档案发文申请的查看以及审批功能，对档案发文申请状态进行对应更新；

（2）提供档案文件的接收功能，包括电子档案接收和纸质档案接收，对于电子档案需要提供电子文档内部的恶意代码检查功能；

（3）提供所有档案收文操作的后台信息记录功能，将收文的详细情况，例如档案名称、上报部门、档案类型、上报时间、存放目录结构等信息，进行后台保存。

3）针对档案管理人员提供的档案调整功能：

（1）提供所有已上报和存储档案信息的目录调整功能，包括了档案卷号、盒号的修改与调整，新的档案目录的创建管理，以及档案类目更改等方面；

（2）提供已上报和存储档案信息的复制功能，包括了保留原档案和删除原档案两种复制方式；

（3）提供已上报和存储档案信息的永久删除和普通删除功能，普通删除的档案可恢复；

（4）提供已上报和存储档案信息的移动功能，将其从原存储位置移动到指定的物理存储位置。

4）针对档案管理人员提供的表内数据管理功能：

（1）提供按指定档案表（存储层级目录）的档案信息条件查询功能；

（2）提供按指定档案表的档案文件数量、类型、部门、上报时间、更改时间等维度的数量统计功能。

3.2.2 档案综合查询功能需求

档案综合查询功能针对学院的学生、教师、职工等各类终端用户提供目前档案管理部门内部已经归档存储的所有电子档案以及纸质档案的信息查询功能支持，查询条件包括了档案文档名称的模糊匹配查询以及指定档案表（档案存储目录层级结构）的限定范围联合查询等方式，其查询结果是档案借阅的参考。档案综合查询功能必须运行在档案管理部门内部的公共主机中，终端用户根据需要借阅的档案信息，在公共主机中提交查询请求，系统将符合要求的电子档案和纸质档案的归档信息进行检索和返回。档案综合查询功能的业务流程如图3-4所示。

图3-4 档案综合查询业务流程图

按照图3-4所示，档案综合查询功能的业务流程相对较为简单，系统通过接收学生、教师、职工等终端用户提交的查询条件，基于已经存储的档案信息集合，按照指定的档案文档名称以及存储表信息，将符合要求的档案信息进行检索和返回，以列表形式供终端用户查看。档案综合查询功能的需求结构如图3-5所示。

图3-5 档案综合查询功能需求用例

在档案综合查询功能中，系统将档案的查询结果以列表形式进行返回，其中包括了查询结果的序号、档案名称、责任者、密级、档案类型、档案编号等，终端用户可以基于查询结果列表进行后续的档案借阅活动，同时也可以将查询结果列表进行在线打印。档案综合查询功能需求中包括的具体内容的详细说明如下：

1）针对终端用户提供的名称匹配查询功能：

（1）提供按照终端用户输入的档案名称进行模糊检索，并且由于档案数量较大，因此需要采用查询优化技术提高检索速度；

（2）提供档案查询检索结果的列表查看功能，在其中提供档案查询结果列表的在线打印功能。

2）针对终端用户提供的档案表匹配查询：

（1）提供对终端用户指定档案表的所有档案信息查询和档案名称联合查询功能，将符合名称匹配规则的表内档案信息进行检索和返回；

（2）提供档案查询检索结果的列表查看功能，在其中提供档案查询结果列表的在线打印功能。

3.2.3 档案借阅管理功能需求

由于电子档案和纸质档案的借阅管理业务规范存在差异，所以在系统的档案借阅管理功能中需要分为电子档案借阅和纸质档案借阅管理两个方面，其中电子档案借阅必须在档案管理部门的公共主机中进行档案查阅，档案管理部门中的纸质档案则可以允许借阅者借出。

档案借阅管理功能针对的目标用户中，学生、教师、职工等终端用户为档案借阅者，档案管理人员负责档案借阅的审批以及档案分发管理，对档案的借出与归还过程进行维护，并负责档案信息存储集合的一致性和正确性。档案借阅管理功能的业务流程如图3-6所示，其中分为电子档案借阅和纸质档案借阅两条逻辑处理路径。

图3-6 档案借阅管理业务流程图

按照图3-6所示，系统的档案借阅管理功能主要是围绕终端用户的档案借出以及档案归还清单数据，维护内部存储的各类档案信息的正确性和一致性。同时，学生、教师、职工等终端用户通过发起档案借阅申请，由档案管理人员进行审批通过之后，可以在内部公共主机中进行电子档案的查阅和打印等操作，或者将纸质档案正式借出。

档案管理人员对终端用户的档案借阅申请进行审批，并记录具体的借阅情况。终端用户在查阅档案完成之后，进行档案的归还处理，档案管理人员按照归还的档案对借出与归还清单进行更新。同时，在档案借阅管理过程中，档案管理人员还需要对借出的档案超期未还等信息进行统计管理。具体而言，档案借阅管理功能的需求内容结构如图3-7所示。

按照图3-7所示，在系统的档案借阅管理功能中，系统需要按照终端用户提交的电子档案或者纸质档案（实体档案）的借阅请求，为档案管理人员提供档案借阅的清单制定功能，以及借阅申请的审批操作支持。随后，按照电子档案和纸质档案不同的借阅业务规范，对档案的借阅过程、借阅状态以及归还情况进行数据维护管理。

图3-7 档案借阅管理功能需求用例

档案借阅管理功能具体的需求内容结构说明如下：

1）针对终端用户提供的档案借阅功能：

（1）提供电子档案和实体档案借阅的申请功能支持，将借阅请求发送到档案管理人员处进行审批，并维护借阅请求及审批结果信息；

（2）提供电子档案借阅过程中的档案打印支持，以及利用完成之后的在线归还申请功能，并维护电子档案的借阅状态信息。

2）针对档案管理人员提供的电子档案借阅管理功能：

（1）提供电子档案借阅清单的制定功能支持，并维护档案信息的完整性；

（2）提供电子档案借阅请求的审批功能支持，并更新借阅请求状态；

（3）提供电子档案借阅过程中的正在利用、利用完成以及利用率等数量信息的统计功能，并提供不同状态的电子档案的借阅详情查看功能。

3）针对档案管理人员提供的实体档案管理功能，即纸质档案借阅管理：

（1）提供实体档案借阅清单的制定功能；

（2）提供实体档案借阅请求的审批功能；

（3）提供实体档案借阅信息的在线查询功能，包括所有已到期档案、未归还档案以及已归还档案的查询，将查询结果以列表形式进行返回，并提供简单的数量统计结果；

（4）提供档案利用统计功能支持，在后台单个档案以及不同档案表的借阅率，并按降序返回借阅率统计结果；

（5）提供档案归还过程中的相关管理功能，在后台更新档案的借阅清单信息以及档案归还状态。

3.2.4 系统设置管理功能需求

系统设置管理功能是指在档案管理业务之外，针对本系统运行过程中的相关维护功能，是确保本系统能够稳定运行的功能。系统设置管理功能针对的用户角色为具有档案数据维护功能的档案管理人员，档案管理人员在系统应用过程中需要通过身份登录验证之后才可进行，对于其他类型的终端用户以及各部门秘书用户而言，可以直接进入档案综合查询或者借阅、上报等功能。在系统设置管理功能中按照本系统的实际运行需要，主要分为用户设置管理和数据导入管理两个方面，其业务流程图如图3-8所示。

图3-8 系统设置管理业务流程图

系统设置管理功能的需求内容结构如图3-9所示。按照图3-9所示，系统设置管理功能中的用户信息设置主要针对档案管理人员的个人信息的修改维护，档案数据导入则是通过将本地文件上传到系统中，以批量添加的方式在系统中增加新的电子文档数据。系统设置管理功能需求的具体内容结构说明如下：

1）针对档案管理人员提供的用户信息设置功能：

（1）提供个人基本信息的修改编辑功能，包括了用户姓名、邮件地址、联系电话以及联系地址等；

（2）提供个人登录验证密码的修改功能。

2）针对档案管理人员提供的档案数据导入功能：

（1）提供本地EXCEL、DBF格式文件的电子档案数据批量导入功能；

（2）提供批量导入的目标档案目录的选择功能，包括一级、二级和三级目录；

（3）提供档案批量导入时匹配的档案数据字段模板的设置功能；

（4）提供按照所选目录、本地文件以及档案模板的上传文件的内容解析以及系统内部电子档案数据的更新功能。

图3-9 系统设置管理功能需求用例

3.3 系统数据需求分析

档案管理系统管理的目标数据主要是学院的各类档案信息，按照系统的业务背景分析、业务流程分析、功能需求分析，系统详细的目标数据类型主要分为档案基本数据（包括电子档案和纸质档案）、档案目录数据（档案表信息）、纸质档案的归档信息、档案类型信息、档案收文发文记录数据、档案借阅数据、用户信息、档案模板数据等方面，按照数据类型的不同可以将上述数据划分为如图3-10所示的数据结构。

图3-10 系统数据结构

按照图3-10所示，在档案静态数据中主要包括了电子档案的文件存档数据、纸质档案的归档数据、档案目录结构数据等，档案动态数据主要分为档案的收文数据和发文数据、借阅数据等，辅助性数据主要分为用户信息数据和档案模板数据等，各类数据的详细情况说明如下：

1）档案静态数据

档案静态数据反映了本系统中管理维护的档案实体，包括电子档案和纸质档案，以及档案归档时采用的目录结构数据（档案表）等方面：

（1）档案归档数据：主要用于记录系统中已经归档的各类档案的基本信息例如档案的案卷编号、档案密级、档案文件名称、所属责任者、其他责任者、档案类型等，通过其中的案卷编号能够定位到其归档的目录结构信息。

（2）档案目录数据：又称为档案表，主要用于记录目前系统内部用于各类档案归档的目录信息，按照学院档案管理部门的业务规范，其中的档案目录分为三级，在档案目录数据中需要按照树形结构的方式保存所有档案目录数据。

2）档案动态数据

档案动态数据是指在系统的运行过程中，根据档案管理业务的推进而产生的动态业务信息，主要分为档案上报过程中的收文信息、发文信息，以及档案借阅过程中的相关数据等：

（1）档案发文数据：记录了学院各部门秘书发起的档案发文详细信息，是正式归档的各类档案的原始数据，包括了档案的正标题、副标题、页数、文件规格、附注信息、主题词、出版项、文号/图号、档案载体、文本类型、文种类型、责任者、上报时间、上报部门等相关信息。

（2）档案收文数据：记录了各个档案发文数据的收文处理情况，其中除了发文数据中的档案原始数据之外，还包括了档案归档过程中设置的档案表（目录）信息、信息分类号、档案馆室编号、全宗号、实体分类号、文件案卷号、件号、保管期、密级、归档数量等和档案归档管理相关的信息。

（3）档案借阅数据：记录了纸质档案以及电子档案的借阅情况，是系统进行档案借阅业务管理的数据支持，其中主要包括了借阅档案基本信息、借阅人、借档时间、借档期限、归档时间、归档状态、续借状态等信息。

3）辅助性数据

辅助性数据主要是指在系统的系统设置管理功能中涉及到的相关信息，主要分为用户数据和档案模板数据等：

（1）用户数据：主要记录了档案管理部门内部工作人员的相关信息，例如用户的账号、姓名、单位名称、邮件地址、联系电话、联系地址、职位角色、登录密码等信息。

（2）档案模板数据：主要用于档案批量导入过程中的数据字段匹配处理，以模板字段集合的方式进行组织，其中主要包括了源字段名称、类型、长度以及目的字段的名称、类型、长度，根据上述信息能够将用户上传的EXCEL、DBF等电子文档中包含的信息格式化为标准的电子档案数据。

3.4 系统性能需求分析

在档案管理系统的研发工作中，按照学院档案管理部门的总体要求，系统除了需要达到功能层面的开发目标之外，还需要达到一定的非功能性目标，主要是指系统的性能需求，其中包括了系统的逻辑操作响应时间、终端用户并发支持能力、数据存储能力等方面：

1）系统逻辑操作响应时间要求：系统用户在前台交互界面中的操作请求，在正常的学院内部通信网络环境下，系统能够在3秒内完成对应的后台逻辑处理并返回处理结果。

2）系统用户并发支持能力要求：按照某高级学院的档案管理业务实施情况及规模，系统能够同时支持不低于100个用户的系统并发访问请求。

3）系统档案数据存储能力要求：由于学院的档案管理业务随着学院教学教务活动的实施，其业务规模也快速增加，所以对于档案数据的存储能力要求比较高，数据的存储安全要求也较为严格，系统在后台业务数据的存储方面要能够采用可靠的、可扩充的数据存储技术，实现系统后台存储容量的动态扩容，并能保障数据存储和处理过程中的安全性。

3.5 本章小结

本章基于某高级学院档案管理系统的实际应用环境以及开发背景，通过介绍学院档案管理部门当前的业务实施情况，分析其中存在的问题，在此基础上提出系统的开发总体目标。随后按照系统的业务环境对系统的功能需求进行分析，并对各个功能需求项的内部逻辑操作流程和详细功能要求进行阐述。最后，分析了系统所需管理的目标数据类型以及所需达到的非功能性目标等。

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